वार्षिक रिपोर्ट्स

अनुदान की अवधि के दौरान, संस्था / संगठन को 20 प्रतियां जमा करना आवश्यक है (प्रोफार्मा के अनुसार, 2 प्रतियां सचिव एआर और डीबी को, और शेष प्रतियां, पैनल के सदस्यों और परियोजनाओं पर वार्षिक प्रगति रिपोर्ट के मॉनिटर्स को)। रिपोर्ट में वर्ष के दौरान किए गए कार्यों को शामिल किया जाएगा। विशेषज्ञ पैनल प्रगति रिपोर्ट की जांच करेगा और स्वीकृत परियोजना का नवीनीकरण इसकी संतोषजनक प्रगति के अधीन होगा।

निगरानी

सचिव एआर और डीबी की ओर से पैनल्स, प्रत्येक परियोजना के लिए मॉनिटर्स की पहचान कर सकते हैं। पीआई को, मॉनिटर से संपर्क करने, उन्हें अपनी प्रयोगशाला में आमंत्रित करने और परियोजनाओं की प्रगति के बारे में जानकारी देने के प्रयास करने चाहिए। पीआई और मॉनिटर के बीच बैठक की पहल, पीआई द्वारा की जानी चाहिए। आम तौर पर यह उम्मीद की जाती है कि मॉनिटर और सचिव को, निम्नानुसार पीआई से कम से कम दो रिपोर्ट (प्रगति का सारांश) प्राप्त होने चाहिए:

• हर साल जुलाई तक रिपोर्ट, और
• हर साल जनवरी तक रिपोर्ट।

तकनीकी रिपोर्ट्स

जैसे ही वे अपने काम का एक महत्वपूर्ण पहलू पूरा करते हैं, परियोजनाओं पर तकनीकी रिपोर्ट जांचकर्ताओं द्वारा प्रस्तुत की जानी चाहिए। इसके लिए वार्षिक बैठकों की प्रतीक्षा करने की जरुरत नहीं। आमतौर पर, जांचकर्ता, हर साल एक से अधिक तकनीकी रिपोर्ट प्रस्तुत कर सकते हैं। किसी भी मामले में, तकनीकी प्रगति पर विचार करने के लिए पैनल को सक्षम करने के लिए, जनवरी से पहले एक अच्छी तकनीकी रिपोर्ट प्रस्तुत की जानी चाहिए। यह वार्षिक बैठक से पहले, मॉनिटर तक पहुंच जानी चाहिए। रिपोर्ट को क्रमांकित करने के लिए, निम्नलिखित प्रारूप (फॉर्मेट) का अनुसरण किया जा सकता है:

मूल आकृतियों के विभिन्न आकारों के लिए अनुशंसित पत्र के आकार का संकेत देने वाली एक मॉडल शीट, पीडीएफ में है। अनुलग्नक VIII बी में, एक दस्तावेज शीट को तकनीकी रिपोर्ट में संलग्न किया जाना चाहिए।

वार्षिक बैठक / संगोष्ठी

प्रत्येक वर्ष के लिए, निगरानी का अंतिम चरण, वार्षिक प्रगति रिपोर्ट और वार्षिक संगोष्ठी में प्रस्तुतिकरण द्वारा होता है। यदि जांचकर्ता वार्षिक बैठक में अनुपस्थित हैं और वे समय पर अपनी वार्षिक प्रगति रिपोर्ट नहीं भेजते हैं, तो पैनल्स परियोजना को समाप्त करने की सिफारिश कर सकते हैं। वार्षिक रिपोर्ट में, निम्नलिखित बातें शामिल होनी चाहिए:

परियोजना के अगले वर्ष के लिए, अनुरोध किए गए अकाउन्ट्स - ग्रांट्स, व्यय, शेष और अनुदान वाले एआर एंड डीबी वार्षिक प्रगति रिपोर्ट अनुभाग का भाग ए।

भाग बी - वर्ष में प्रगति का एक संक्षिप्त सारांश (3 से 5 पृष्ठों से अधिक नहीं)।

निर्णय लेने के लिए, पैनल की वार्षिक बैठक में तकनीकी प्रस्तुतियां महत्वपूर्ण हैं। आम तौर पर यह उम्मीद की जाती है कि परियोजना की प्रगति पर पैनल को संक्षिप्त जानकारी देने के लिए, पीआई, वैयक्तिक रूप से मौजूद होगा। केवल असाधारण परिस्थितियों में, उसे दूसरों पर यह जिम्मेदारी सौंपनी चाहिए और बैठक में उपस्थित नहीं होना चाहिए। प्रस्तुतियों को अच्छी तरह से योजनाबद्ध, स्पष्ट और मुद्दे के अनुसार होना चाहिए।

पैनल, वार्षिक रिपोर्ट और मॉनीटर के आधार पर, परियोजनाओं की और मॉनिटर की प्रगति की समीक्षा करेंगे और सचिव को परियोजनाओं के आगे जारी रखने / गुंजाईश का संशोधन करने / बंद करने / थोड़े समय के लिए बाद करने की सिफारिश करेंगे।